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档案 如何数字化

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档案 如何数字化

档案管理数字化如何实现
一、文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作,而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此,为了满足新时期档案管理工作的需要,应用计算机能够完成文件登记工作,并按照批办次序在局域网范围内依次传阅,并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件,催办程序会向承办人发出相关信息,提醒其要及时进行文件阅读,在完成对文件的处理后进行预立卷整理,减轻档案管理人员的工作压力。   
二、 加快系统工程建设
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容,这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管,系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描,并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份,避免出现资料丢失问题。
三、 构建信息技术支撑系统
1. 系统要具备平滑升级能力
信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接,从而为系统高性能提供重要保证。此外,通过扩展模块应用,可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性,实现在线扩容的同时具备保护功能。
2.系统要具备良好的可靠性
信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等,在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计,避免存在单点故障,从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外,就磁盘阵列而言,需要运用各类PAID保护级别,满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格,需要硬件支持热插拔,从而为系统应用的连续性提供重要保证。
四、 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者,其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此,有必要加强对档案管理人员的培训力度,提高档案管理人员的计算机操作水平,使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外,在全新发展时期下,作为一名档案管理人员,有必要不断提高自身素质,学习各种技能技巧,做好档案资料保密工作,为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,档案管理人员要提高自身安全意识,做好档案资料的保存工作,从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
五、 加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,要加大设备投入,积极引进现代化设备,及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外,在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验,注重资源转换与共享,建立健全数字化档案管理体系,从而提高档案利用率。

档案数字化具体流程是怎样的?

所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会或行业对档案利用的需求。
1、数字化加工流程
  纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2、数字化建设的目标
  数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理,建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等),通过数据接口和政务办公系统连通,用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用,实现真正的资源共享。
3、数字化的意义
1)提高工作效率,降低档案利用成本
  数字化加工项目完成后,社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息,避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象,从而提高工作效率,降低档案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保护库存档案实体安全
  由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理,不仅占用了大量的库存空间,而且利用仍需到库房,管理成本高,档案易受损,如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印,减少了对库存档案的调阅次数和复印次数,降低了库存档案的老化速度,解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾,从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护,确保档案实体安全。
3)阳光政务提升形象
  库存档案实现数字化、电子化管理,既是各级档案管理部门贯彻科学发展观,又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要,也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后,不仅档案管理和利用手段实现了现代化,档案利用效率大大提高,档案发挥的作用显著,还可以大大提升单位形象,符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

干货:档案数字化加工,核心7大步骤,档案管理人必备!

本期主编:橙子

话不多说,进入正题了!

(1)纸质档案数字化需要相应的设备和场所,数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局,并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。

(2)数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、 备份设备、数码相机等则更好。

(3)数字处理工作还需要相应的软件系统支持,如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。 确保数字处理工作的安全和保障 。

要先将扫描仪连接到计算机,安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。

扫描动作并不复杂,就是把纸质文件放入扫描仪,扫描,把文件取出扫描仪。

在扫描之前,我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。

目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、 胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张质量进行选择。

颜色常常又和图像存储格式相关联,彩色图像通常以JPG格式存储,如果以TIFF格式存储,占用空间比较大;

扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数,通常的规定分辨率在300dpi以上。 具体要根据以上参数的确定,再进行亮度、对比度的微调。

标准要求扫描图像尽可能反映文件的原貌,但在扫描过程中,由于文件纸张宽度、纸张粗糙度、字迹散乱、颜色不均匀等因素。

在这些情况下,需要进行图像处理操作,一般需要通过专门 的图像处理软件来实现。它要能够实现图像拼接、图像去污、修剪、旋转、校正等图像处理,确保图像完整、正确 。

检查员必须掌握纸质文件数字化处理的标准要求,检查人员要尽职尽责,要求做到100%检查,并且合格率应达到100%。

检查的事项有图像是否清晰、画质是否色彩失真、图像是否倾斜、图像上是否有阴影或黑点,图片大小和格式是否符合规定等。

使用数字文件的方法基本上是通过目录搜索数据,要仔细的检查目录能否与图像和数字 复印一一对应,检查合格率应为100%,发现问题时,必须重新修改完善。

将通过检查的数据可以离线保存。应根据数字档案管理系统的设计模板建立包括图像文件命名方法在内的存储结构,并 尽可能完整地描述相关文档 。

包括人员登记表、数字化处理文件登记表、统计表、质量检查表、编码描述文件、数据描述等。

这是扫描和处理工作完成之前的最后一项。将档案数字化的成果移交档案管理部门,移交内容由档案管理部门规定。

交接过程包括交接前的验收和办理交接手续。 交接手续时经双方盖章确认后方才生效。

这期就说到这里,欢迎在评论区留下你的看法,觉得有用可以分享给身边的人,我们下期再见。

如何做好纸质档案数字化工作

如何做好纸质档案数字化工作

随着社会信息化的迅速发展,很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作,希望大家喜欢!

一、扫描加工前阶段

这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段,是该项工作的起步阶段也是关键阶段,本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

1、纸质档案的准备。

许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感,希望尽早把工作完成,这是好事,但不能盲目推进,在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段,必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描,那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则,整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作,确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范,同时要注意有些档案需要进行拆除装订物,修整页面,修补褪变、破损档案等工作,才能进行数字化加工。

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2、基础设施的准备。

纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所,数字化加工场所应空间充足,布局合理,有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质(如磁带、磁盘、光盘等),有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等,数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑,如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等,来保障数字化加工工作安全有保障。

3、人员的准备。

档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求,做好工作计划,确定工作形式(自主加工或业务外包),制定实施方案,成立档案数字化工作领导小组,工作人员要求责任心强,细心细致,能够严格把好质量关,实行数字化加工过程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展,纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等,要做好这项工作,应从这几个方面制定相应的制度,如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等,并在纸质档案数字化工作过程严格执行,确保档案的安全和工作的有机衔接。

二、扫描加工中阶段

这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段,是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法,充分掌握合格图像的标准要求。

1、掌握标准要求。

做好工作标准先行,纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准,也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描,图像按档案排列顺序依次扫描,每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应,每一件档案图像首页应含有归档章,各页有正确的页码标识,每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯,图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未实现完全电子化办公情况下,纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的,要做好此项工作,操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

扫描操作:档案扫描仪与计算机连接,安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂,就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描,在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置,其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等,应根据需要和档案的纸张质量进行选择,有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描,而色彩往往又与图像存储格式关联,彩色图像通常存储的格式为JPG,若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数,规范中规定最低为200dpi,要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

图像处理:规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌,但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响,可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题,出现这些情况就需要进行图像处理操作,一般需要采用专门的图像处理软件来实现,一般可以采用PS软件,也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件,能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作,使图像完整、整洁、端正。

三、扫描加工后阶段

一批档案扫描完,在移交档案管理部门前,还有一些工作要做,包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作,每项工作依次衔接完成。

1、图像检查。

数字化加工的成果好不好,在数字档案利用过程中会得到检验,但是作为加工工作来说,不能等到利用时发现问题再回过头来修改,就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题,这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求,然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责,在可能的情况下实现100%的检查,最低不能低于10%,对抽检到的内容要达到100%的合格率,一旦发现问题,必须进行修改,该处理的处理,该重扫的重扫,该补扫的补扫,并要进一步扩大检查范围,再检查完善。

2、数据对接检查。

目前,利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据,因此目录与图像及数字化副本能否一一对应,也是检查的重要内容,检查率应为100%,如果发现问题,必须重新修改完善。

3、数据存储。

在前两步骤没有问题的前提下,就可以将数据进行脱机存储,目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质,存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等,其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立,而相关文件说明要尽可能地齐全,包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等,建立起完整的项目档案元数据。

4、数据移交。

这是扫描加工工作完成前的最后一项内容,将前期工作成果向档案管理部门移交,移交的内容由档案管理部门规定,移交过程包括移交前的验收和办理交接手续,此验收由档案管理部门来验收,验收合格则进行下一步——办理交接手续,如果验收不合格,那么说明前期的工作还存在问题,需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后,标明此次工作即圆满完成。

档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一,这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心,但只要掌握具体规范,并在工作中积极总结经验,都能够把这项工作很好地完成。

档案数字化管理有什么好方法?

档案管理怎么做到数字化管理?

离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少,而同时,现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。

设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。

除了要做好软件设备的优化,顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。

好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统,在这样的环境背景下不断优化更新,顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。

此外在硬件的创新研发上,还要有成熟的技术团队,专业解决档案数字化方向的技术问题,研发为档案人量身定制的档案盒打印机,其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点,可满足档案服务行业大批量打印,企事业单位差异化打印的需求,极大提高了档案人的工作效率。


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