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一文读懂档案数字化建设要点!

档案数字化的建设内容

1

提高档案标准化、规范化水平




目前,档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案数字化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

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2

提高系统的整体水平




档案数字化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。


当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3

致力数据库建设




开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。


经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。

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档案数字化建设步骤

1

建立档案数据库




收集档案信息后,将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来,完成对档案信息的前期处理。之后采用数据录入的方式将档案信息前处理的结果转化成机读数据。最后对档案数据库进行完善,档案数据库建设越有成效,档案信息管理与服务也就越有保证。

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2

建立网站,实施资源共享




建立档案机构(馆)网站,并联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅,政策法规查询、举办网上展览,展示本地两个文明建设的成果;建立网上现行文件查阅中心提供全文查询,逐步实现政务公开,营造有利于经济建设和社会发展的良好环境。

3

加强电子文件的收集和积累




电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前,一般只移交纸质档案和纸质文件目录,现在要求实行电子文件和纸质文件的归档双轨制,一般将电子文件拷贝两套,异地保存,并随纸质文件一并移交档案机构。这样既推进了机关档案室的电子化进程,又节省了档案机构建立数据库的工作量。

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4

加大档案管理软件推广力度




电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因,各单位电子文件所依赖的软硬件平台不同,这给集成到档案数据库造成困难。


对此,要高度重视,采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式,对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定,规范软件和数据格式,确保数据库的准确性和有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务,不可能一步到位。力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展。


身为档案工作者的你对档案数字化建设工作又有什么样的见解呢?欢迎在评论区进行讨论!我们将挑选优质评论送出我们的精美礼品哦~快来评论区说说你的看法吧!


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